Jakarta – Meskipun terlihat sederhana, proses reimbursement dapat mempengaruhi kelancaran arus kas perusahaan dan kepuasan kerja karyawan. Sebab, reimbursement sudah menjadi bagian dari rutinitas operasional perusahaan dan karyawannya.
Sebagai informasi, reimbursement merupakan proses pengembalian dana pribadi yang telah dikeluarkan karyawan untuk menutupi keperluan kantor atau pekerjaan, seperti biaya taksi online saat pergi ke pertemuan bisnis. Setelah pengeluaran tersebut dilakukan, karyawan biasanya akan mengajukan reimbursement dengan menyertakan bukti pembayaran kepada perusahaan.
Chief Business Officer Mekari, Jansen Jumino, menjelaskan bahwa layanan Mekari Expense merupakan solusi untuk mengelola pengeluaran bisnis. Meskipun terlihat sederhana, reimbursement memiliki beban administratif dan keuangan yang harus ditanggung oleh perusahaan untuk memprosesnya.
“Bagi karyawan, reimbursement juga tidak boleh dianggap remeh. Oleh karena itu, perusahaan perlu menerapkan sistem dan proses reimbursement yang efisien untuk kelancaran administratif dan operasional,” kata Jansen.
Dia juga menjelaskan bahwa tren terkait pola reimbursement karyawan memberikan pandangan menarik bagi perusahaan dalam mengatur reimbursement dengan baik.
“Data dari Mekari Expense selama semester II tahun lalu menunjukkan bahwa perusahaan dari berbagai ukuran sibuk dengan reimbursement. Bahkan, kategori UMKM secara keseluruhan memproses ribuan transaksi per bulan, volume yang sebanding dengan kategori perusahaan besar dan enterprise,” ujarnya.
Dia juga menjelaskan empat hal terkait pola reimbursement perusahaan dan karyawan:
1. Pengeluaran transportasi
Pengeluaran untuk transportasi adalah kategori reimbursement yang paling sering diajukan, mengingat mobilitas kerja yang tinggi di era hybrid work. Hingga 30 persen dari reimbursement menutupi pengeluaran kendaraan, bensin, parkir, dan service. Kategori kedua terbesar adalah peralatan dan pengiriman (15 persen), seperti ATK dan kurir, diikuti oleh akomodasi seperti sewa hotel saat perjalanan dinas.
2. Biaya cari cuan
Tim sales dan commercial adalah divisi yang paling sering mengajukan reimbursement karena sering mengunjungi pelanggan dan mitra bisnis. Sebanyak 40 persen dari pengajuan reimbursement berasal dari tim tersebut, diikuti oleh tim operasional dan produk (18 persen) dan tim engineering dan lapangan (16%).
3. Proses sepekan
Data menunjukkan bahwa 42 persen perusahaan membutuhkan hingga 7 hari untuk memproses reimbursement, sementara yang lain membutuhkan 8-14 hari (37 persen) dan 15-21 hari (21 persen). Semakin lancar perusahaan dalam memproses reimbursement, semakin cepat uang dikembalikan kepada karyawan.
4. Ketentuan waktu reimbursement
Sebanyak 83 persen karyawan mengajukan reimbursement dalam 7 hari setelah tanggal transaksi. Karyawan juga umumnya mengajukan reimbursement rata-rata 5 kali sebulan dengan nilai total rata-rata Rp 250 ribu.
Data tersebut memberikan gambaran kepada perusahaan tentang bagaimana merancang sistem yang teratur untuk mengajukan dan menangani reimbursement. Teknologi berupa solusi pengelolaan keuangan bisnis dapat membantu perusahaan dalam menerapkan dan menjalankan sistem reimbursement dengan baik. Solusi ini memungkinkan karyawan untuk mengajukan reimbursement beserta bukti transaksi melalui aplikasi yang terhubung ke payroll dan keuangan.
“Dengan demikian, pengajuan reimbursement akan tercatat dengan rapi dan pemrosesannya menjadi transparan karena semua pihak dapat melihat sejauh mana reimbursement sudah ditangani. Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan penggunaan solusi untuk kemudahan dan efisiensi dalam menangani reimbursement,” tutup Jansen.